Die meisten Probleme im Lizenzmanagement sind nicht exotisch, sondern wiederkehrend. Wer die typischen Stolpersteine kennt, umgeht sie – oft mit erstaunlich wenig Aufwand.
1. Kein Überblick
Niemand weiß genau, was installiert ist und wie es genutzt wird. Besser: mit einer sauberen Inventarisierung anfangen – das ist die Basis für alles Weitere.
2. Niemand ist zuständig
Jeder denkt, das macht die IT oder der Einkauf. Besser: klare Rollen festlegen, damit nichts liegen bleibt.
3. Excel als Dauerlösung
Die Tabelle veraltet, ist nicht verknüpft, wird zur Falle. Besser: ab einer gewissen Größe auf ein passendes Werkzeug umsteigen.
4. Ungenutzte Lizenzen und Wartung
Software, die niemand startet, läuft samt Wartung weiter. Besser: Nutzung regelmäßig gegen den Bestand prüfen und Kosten senken.
5. Panik erst im Audit
Am Tag der Audit-Ankündigung beginnt die Suche. Besser: laufend eine aktuelle Lizenzbilanz pflegen und den Audit-Ablauf kennen.
6. Cloud und Abos aus dem Blick
SaaS-Dienste sammeln sich an, niemand kündigt. Besser: regelmäßige SaaS-Inventur und beim Umzug die Lizenzen mitdenken.