Fast jedes Lizenzmanagement beginnt mit einer Excel-Tabelle. Das ist völlig in Ordnung – bis zu einem gewissen Punkt. Danach wird die Tabelle zur Stolperfalle.
Wann Excel reicht
- Sehr wenige Hersteller und Produkte.
- Selten Änderungen, überschaubare Nutzerzahl.
- Eine Person pflegt alles und hat den Überblick.
Wann Excel zur Falle wird
- Veraltete Daten: niemand pflegt die Tabelle konsequent nach.
- Viele Quellen: Inventar, Verträge und Nutzung passen manuell nicht mehr zusammen.
- Fehleranfällig: ein falscher Wert, und die Lizenzbilanz stimmt nicht.
- Kein Nachweis: im Audit fehlt die nachvollziehbare Historie.
Der Übergang
Wird die Tabelle unübersichtlich, ist es Zeit für ein SAM-Tool, das Inventar, Verträge und Nutzung automatisch aktuell hält. Ob Tool, Lizenzmanager oder beides passt, hängt von Größe und Herstellerzahl ab – ehrlich, ohne dass gleich alles teuer sein muss.