Ein Hersteller kündigt ein Software-Audit an – und im IT-Team wird es hektisch. Muss es aber nicht. Wer strukturiert vorgeht, geht ohne böse Überraschungen (und ohne teure Nachforderungen) durch die Prüfung. Hier die Schritte, die sich in über 20 Jahren Praxis bewährt haben.
1. Software-Inventar erstellen
Verschaffen Sie sich zuerst Klarheit, was tatsächlich im Einsatz ist – auf Clients, Servern, virtuellen Maschinen und in der Cloud. Wichtig sind Produkt, Edition, Version und die Zahl der Nutzer bzw. Installationen. Lücken hier sind später teuer.
2. Lizenznachweise zusammentragen
Zu jeder eingesetzten Software gehört ein Nachweis: Kaufrechnung, Lizenzbestätigung (Proof of License), Volumenvertrag. Legen Sie alles zentral und auffindbar ab. Im Audit zählt nur, was Sie belegen können.
3. Verträge und Metriken prüfen
Lizenzmetriken (User, Core, Named, Concurrent) entscheiden über die nötige Lizenzmenge. Gerade bei Virtualisierung (Oracle, VMware) und indirekter Nutzung (SAP) lauern Fallen. Prüfen Sie, ob Ihre Nutzung zu den Vertragsbedingungen passt.
4. Lizenzbilanz aufstellen
Stellen Sie Bestand gegen Bedarf: Wo sind Sie über-, wo unterlizenziert? Überlizenzierung kostet unnötig Geld, Unterlizenzierung ist das eigentliche Audit-Risiko. So erstellen Sie eine Lizenzbilanz →
5. Antwortprozess festlegen
Klären Sie intern, wer mit dem Hersteller kommuniziert und welche Daten herausgegeben werden. Geben Sie nur das heraus, wozu Sie vertraglich verpflichtet sind – sauber dokumentiert.
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